| 律师构建企业合规管理体系的方法和步骤 |
| 来源：本站原创 更新时间：2023/6/12 9:04:03 浏览人数：[1471] |
相比过去律师事后介入提供咨询和诉讼服务的模式，企业合规更强调“事前参与，事中修正，事后应对”的服务模式。而从服务质量方面来说，企业希望听到符合企业及行业实际的意见，帮助企业建设完备有效的合规管理制度，实实在在地给企业带来增值，而不是加重企业负担；实实在在地为企业防范风险，而不是建立“形式”制度。律师应当遵循合法合理有效的原则，制定出科学的工作方法和步骤，有计划地完成企业合规管理体系建设。
一、合规业务律师团队建设
合规建设法律服务是团队化的业务，必须打造一支专业化的业务团队，每位成员必须有专业的法律知识背景和实操经验。在组建专业团队时，团队成员并不局限于本所律师，而是跨所召集在该领域具有专业优势的律师一起参与进来，这也打破了传统的团队组建模式，这种跨所合作模式更有利于聚集专业人士，也是打造有效合规计划的必然要求。第二个创新模式是，根据企业的经营环节不同设置八个工作小组，分别是：(1)战略管理组，服务范围包括产业结构、企业重大决策、项目策划等；(2)劳动人事组，服务范围包括劳动合同管理、人事管理、劳资纠纷处理等；(3)财税管理组，服务范围主要包括税务管理制度、会计核算、财务审计等财务管理制度；(4)资产管理组，服务范围主要包括股权结构管理、投融资管理、无形资产管理、固定资产管理等；(5)产品运营组，服务范围主要包括安全生产、生产质量、产品研发、环境保护制度设立等；(6)供应管理组，服务范围主要包括招标与供应商管理、物流仓储管理、采购流程与员管理等；（7）营销管理组，服务范围主要包括投标制度管理、品牌建设管理、销售制度与人员管理等；(8)行政管理组，服务范围主要包括企印章管理、档案管理、合同管理、后勤保障管理等。以上八个组基本是照“人、财、物、产、供、销”进行分类管理，同时兼顾行政后勤，为企业建设全面的合规管理制度提供保障。
二、企业合规调研
企业合规调研是合规团队或者律所在与企业达成企业合规建设意向后开展的合规理念树立、合规尽职调查活动。
合规团队进入企业之前，应通过公开信息检索的方式对企业进行背景调查，对企业进行初步了解。然后，双方通过召开第一次会议进行座谈。企业一方由企业负责人、各业务部门负责人、法务或者合规负责人代表参加，合规团队由团队负责人和各工作组代表参加会议，会议主要围绕树立企业合规理念和合规尽职调查两个主题展开。首先，帮助企业树立合规理念。目前，很多企业对企业合规建设的背景、目的、过程、意义的了解并不充分，合规团队应从多个角度阐明建设企业合规管理体系的法律意义及现实意义，让企业正确认识到建立企业合规管理体系的必要性，在这个基础之上，才能获得企业很好的配合，一起将企业合规管理体系建立起来有效实施。其次，开展尽职调查的准备工作。合规团队各工作组结合(现场访谈提纲》要求参会的各部门负责人先对各自部门的运行情况、现行制度以及已经出现的问题进行简单陈述，各工作组再有针对性地提出相关问题，并将《企业合规尽调清单》发放到每个部门，要求其按尽调清单提供相关材料，作为尽职调查的基础。最后，合规团队在企业人员带领下实地考察企业生产运营情况，了解企业的生产经营第一线，详细记录并填写《现场走访记录表》。同时，为了顺利完成资料搜集和尽职调查工作，在该阶段应当与企业签订《合规建设专项法律服务协议》和《保密承诺书》。
三、风险识别及评估
(一)开展全面系统的尽职调查
合规尽职调查应当重点把握调查的真实性、全面性、重点性、保密性、合法性、独立性的特点，通过以下多种方式对企业进行全方位体检。
1.企业基础资料审阅
在此阶段，企业一般情况下会根据《企业合规尽调清单》提供现有的管理制度以及少量的相关合同给合规团队，这是企业的基础资料，但并不全面，类似原始财务凭证、股东会决议、重大交易合同等核心材料这阶段很少会提供。合规团队各工作组应当对企业基础资料整理分类，列出现有制度与缺失制度清单，再结合法律法规及政策性文件的规定，对现有制度的缺陷或者不合法之处进行标注。我们在对企业基础资料审阅的过程中发现，多数企业制定的管理制度不具有完整性。制度内容明显违法的并不多，但制度缺陷大量存在，往往缺失对法律风险防范制度的设计。
2.企业人员访谈
在对企业基础资料审阅后，合规团队对企业的基本情况已经有所了解，而且已经产生相应的疑问，此时可根据《现场访谈提纲》对企业人员进行访谈，包括高管人员。这里主要关注两个方面：一是要求被访谈人员对企业的管理制度进行说明补充；二是对企业管理制度的实施情况进行调查，并要有相应的凭据。带着具体问题去访谈更加具有针对性，是合规团队取得企业信任的重要方式之一，也为合规团队以后的合规建设工作打下基础。经验告诉我们，在此阶段企业会暴露出更多的问题，问题的充分暴露是有效合规建设的重要前提。
3.企业内部调查问卷
企业内部调查问卷不同于企业人员访谈，企业内部调查问卷更多针对的是基层员工或者一些关键岗位人员。调查人员可以尽可能在调查问卷中将问题设置全面，不特别针对哪个部门，采用设置选择项和完全开放式问题相结合的调查方式，以获取企业各层面最真实的材料。当然，为了打消被调查人员的顾虑，可以采用匿名答卷的方式进行反馈。
4.外部调查
调研阶段的企业背景调查是外部调查的第一步，通过国家工商企业信息查询系统或者其他系统可以查询到企业的股权结构、对外投资关系、诉讼与执行、行政处罚等基本信息。在风险评估阶段的外部调查不能仅满足于此。应当根据企业的经营特点不同，了解企业与上下游企业的关系，主管部门意见、政府部门关联性、媒体舆论、第三方财税审计意见、行业政策等情况，最终形成《企业外部调查信息搜集表》。但要注意的是，在调查过程中，应当向被调查方说明调查目的，以免对企业造成负面影响。
5.实地考察并搜集企业的关键资料
通过审阅基础材料、企业人员访谈、企业内部调查问卷、外部调查等调查方式，对企业的经营合规情况已经基本了解。但还不够充足，最后还需要不定期走访企业，实地察访，并制作《现场走访记录表》，主要考察两个方面：一方面，实地察访企业的生产经营情况，比如环境保护、安全生产等；另一方面，要求企业补充财务账目、重大交易合同、招投标文件等关键材料，重点审查企业对外提供的财务报表是否一致、公司与个人是否具有频繁资金往来、费用支出是否合理、招投标程序是否合法等。尽职调查是一个动态的过程，应当根据实际情况灵活运用各种调查方式，真正尽到客观公正、真实有效的调查责任。
(二)出具风险识别与评估报告
风险识别与评估是合规管理体系建设的基础，也是影响合规管理体系合是否完整有效的主要因素。因而，在尽职调查的基础上，出具一份全面的风险识别与评估报告就显得格外重要。虽然合规团队有组别分工，但在各组完成尽职调查之后，合规团队应当召开合规风险讨论会。由各组人员对尽职调查的过程和结果进行介绍，其他各组人员审议其尽调过程是否符合全面性、客观性、准确性等要求，同时对风险点和风险产生的法律后果展开讨论，最终形成团队整体意见。接下来，由各组人员撰写分项《风险识别与评估报告》，撰写人员应当将识别与评估的过程记录在《风险识别与评估工作底稿》备查。《风险识别与评估报告》内容包括：前言与声明、调查范围与目的、调查方法、调查搜集的资料、企业背景调查、各分项制度现状、风险识别与评价（事实与法律结合)、风险应对建议。
《风险识别与评估》报告形成之后，合规团队需要与企业召开第二次座谈会，主要围绕两个问题：一是对报告进行讨论反馈；二是针对报告内容和企业实际情况，确定建立合规管理体系的框架。此次会议中，应当要求企业填写《评估报告反馈表》，作为建立合规管理体系的参考。
四、合规管理体系建设
(一)明确建立合规管理体系的目的
律师帮助企业构建合规体系，首先要明确其目的。一方面，企业合规是实现有效公司治理的重要手段，构建有效合规体系就是要建立一套确保企业依法依规经营的管理机制。另一方面，企业合规也是保证企业在面临执法调查时获得监管激励或刑法激励的重要方式，企业可以有效厘清责任，获得适当的合作奖励，从而最大限度地避免或减少责任风险。
(二)避免陷入建立合规管理体系的认识误区
在实务操作中，有些律师提出“企业已经有完整的规章制度就没有必要建立合规制度了”，存在“构建合规管理体系就是帮助企业建立各项规章制度”的认识误区。这种观念带有一定普遍性，原因在于没有充分理解合规管理体系的内容和意义。企业合规管理体系不仅包括建立商业行为准则管理制度，还包括组织体系、防范体系、监控体系、应对体系等一系列风险控制与管理评审制度。
(三)构建企业合规管理体系的具体操作
1、根据企业经营特点和定制化需求，量身打造一套适合企业的合规管理体系建设方案。
同样，在方案制定过程中，应当召开合规团队内部讨论会议，根据企业提出的合规管理体系建设要求和评估结果，总体评估企业是要做整体合规建设，还是着重做分项合规建设，比如反垄断合规计划或者反商业贿赂合规计划。确定好方案之后，最终形成《合规制度建设工作计划表)，计划有序推进。
2、确立合规管理体系建设内容
综合国内外的合规管理体系组成内容，合规管理体系可划分为五个子体系，在各自体系内可再建立相应的管理制度。具体包括：(1)合规组织体系，主要是建设合规管理组织结构框架；(2)风险防范体系，主要包括风险识别与评估制度、风险防范报告制度、商业行为准则；(3)合规支持体系，主要包括领导支持承诺制度、合规管理独立权限支持制度、合规文化建设制度、合规记录文件管理制度；(4)合规监控体系，主要包括内控监督制度、内控评价制度；(5)合规应对体系，主要包括合规完善和持续改进制度、违规调查制度、违规问责制度。
3、合规管理体系路演
合规管理体系搭建好之后，合规团队与企业召开第三次座谈会，详细介绍合规管理体系的各组成部分及功能目的，讨论合规管理体系结构及内容的完整性，针对性，以及合规管理体系确定后的运行方案。合规团队可以先介绍国外企业合规管理体系建设内容、合规管理体系标准规范文件以及我国央企或者金融机构合规管理体系内容，这有利于企业对合规管理体系形成初步认知。接着针对企业的实际情况，对该企业的合规管理体系进行充分介绍和说明，使企业合规管理人员充分理解该体系，对该体系内容发表反馈意见，并记录于《合规管理体系建设反馈表》。经双方充分讨论，达成一致意见，并提出具体实施计划，形成《企业合规实施计划表》。
五、合规管理体系的运行
合规管理体系的运行是合规管理体系有效性的重要步骤，此阶段合规团队的主要工作是监督实施。企业在实施企业合规管理制度的过程中，应当客观地做好文字记录，这也是政府监管部门或者办案部门事后考察的重要依据，是检验和评价企业合规有效性的客观依据。合规团队在此阶段既是合规管理体系的建设者，又是合规管理体系运行的监督者，类似第三方监管人的角色。为了保证合规管理体系的有效实施，合规团队在此阶段也应当积极履行职责，并且做好记录，不要认为合规管理体系建设好之后就完事了。合规团队各组人员应当定期与部门负责人对接，沟通合规管理体系的运行状态，搜集企业反馈信息。
合规管理体系运行一段时间之后，合规团队与企业召开第四次会议。本次会议应当扩大参会人员的范围，除企业负责人和部门负责人外，扩大到关键岗位以及随机选派的员工代表。主要是听取合规管理体系实施情况和反馈意见，记录于《合规制度实施反馈表》。针对反馈的内容，双方确定合规管理体系完善计划。
六、合规管理体系的完善升级
合规团队需将企业的反馈意见及时汇总，并将反馈意见分类管理，筛选出合理意见和不合理意见。对于合理意见，合规团队应当对企业的合规管理体系进行相应调整；对于不合理意见，合规团队应当给出充分依据，并且建议企业应当加强这方面的合规培训和监督。合规团队应将修订好的最终合规管理体系版本交付企业，形成最终《企业合规报告》并附一系列管理制度。最后与企业召开第五次会议，主要对合规管理体系建设过程、运行过程、修订过程进行总结，并且确定合规管理体系持续升级计划，强调合规管理体系具有时空局限性，随着企业经营环境和法律规定的变化，应当对合规管理体系进行适时升级修订，建议企业参照《持续合规自查工作表》进行不断自查、不断完善，确保合规管理体系被有效执行。 |
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